Il Garante della privacy, con provvedimento n. 53/2018, stabilisce il divieto di conservare illimitatamente le email inviate e ricevute dai dipendenti, mediante gli account di posta elettronica aziendale.
La vicenda traeva origine da un ricorso presentato da un lavoratore che si vedeva contestare dal titolare, che successivamente lo licenziava, l’utilizzo della casella email aziendale per scambiare messaggi goliardici e ironici con i colleghi.
Il datore di lavoro aveva conservato sul server della società tutte le comunicazioni elettroniche, anche dopo la fine del rapporto lavorativo con il subordinato, per poter fornire delle prove in vista di futuri ed eventuali contenziosi.
Il Garante precisa che il comportamento tenuto dal titolare è illecito, poiché l’azienda avrebbe dovuto comunicare ai dipendenti le modalità e le finalità della raccolta dei dati di posta elettronica con un’informativa individuale o con una policy aziendale.
Per di più, la conservazione della posta elettronica in vista di un possibile contenzioso, per l’intera durata del rapporto lavorativo e anche successivamente alla fine dello stesso, è contraria ai principi di liceità, necessità e proporzionalità del trattamento, stabiliti nel codice della privacy. A tal proposito, il Garante specifica che gli account aziendali di dipendenti identificati o identificabili devono essere disattivati dopo la cessazione del rapporto di lavoro.
Il Garante precisa, infine, che la raccolta, la conservazione e l’accesso alle email rappresenta un vero e proprio controllo a distanza del lavoratore che contrasta con l’art. 4 dello Statuto dei Lavoratori, qualora sia posto in essere senza autorizzazione.
